Pripraviť zmluvu z údajov vo formulári je iba prvý krok. Tím ešte potrebuje overiť správnu šablónu, skontrolovať obsah, poslať dokument správnemu človeku a zistiť, či ho podpísal. Nakoniec musí nájsť konečnú verziu pri konkrétnom klientovi alebo pracovníkovi.
Ak automatizujete iba vytvorenie PDF, zvyšok práce môže zostať v e-mailoch. Užitočný postup preto sleduje celý život dokumentu. V každom kroku je jasné, čo sa stalo, kto má konať a ktorý súbor je platný.
V projekte Transfer International sme prepojili generovanie z DOCX šablón, prevod do PDF a elektronické podpisovanie cez Eversign. Projekt zahŕňa aj klientov, pracovné pridelenia a dokumentovú administratívu. Nasledujúci postup ukazuje, čo pri podobnej automatizácii treba dohodnúť. Nie všetky uvedené návrhové pravidlá opisujú konkrétnu implementáciu Transfer.
Najprv určte zdroj každého údaja
Spíšte polia, ktoré sa v dokumente menia: názov firmy, adresa, kontaktná osoba, dátum, cena alebo predmet spolupráce. Ku každému určte zdroj a človeka zodpovedného za správnosť.
Údaj o firme môže pochádzať z registra, dohodnutá cena z prijatej ponuky a termín zo schváleného pridelenia. Ak sa ten istý údaj zadáva na troch miestach, automatické generovanie iba rýchlejšie vyrobí tri rozdielne dokumenty.
Rozhodnite, kedy sa hodnoty uzamknú pre konkrétnu verziu dokumentu. Neskoršia zmena adresy klienta nemá automaticky prepísať text už podpísanej zmluvy. Nová verzia alebo dodatok potrebuje vlastný postup.
Šablóna potrebuje vlastníka a verziu
Každý typ dokumentu má mať schválenú šablónu. Určte, kto môže meniť jej text a kto zmenu potvrdí pred použitím. Pri vytvorenom dokumente má zostať dohľadateľné, z ktorej verzie vznikol.
Pripravte skúšobné údaje, ktoré odhalia problémy rozloženia. Dlhý názov spoločnosti, viacriadková adresa alebo chýbajúci nepovinný údaj môžu posunúť podpisovú časť na ďalšiu stranu. Kontrola jedného krátkeho príkladu nestačí.
Podmienky v šablóne držte zrozumiteľné. Ak sa podľa typu klienta mení polovica textu, samostatné šablóny môžu byť jednoduchšie na kontrolu. O vhodnosti textu rozhoduje jeho zodpovedný vlastník; aplikácia zabezpečuje použitie schválenej verzie.
Generovanie musí skončiť kontrolovateľným výsledkom
Po vytvorení dokumentu skontrolujte povinné polia a úspešný prevod. Súbor s chýbajúcou cenou alebo nesprávnym menom nemá automaticky pokračovať do podpisovania.
Pri dokumente uložte jeho väzbu na klienta, prípad alebo pracovné pridelenie. Pracovník má vedieť otvoriť zdrojové záznamy, z ktorých vznikol. Súbor pomenovaný iba dátumom takýto kontext neposkytuje.
Pred odoslaním môže byť potrebné schválenie človekom. Rozsah kontroly závisí od rizika a pravidiel vašej firmy. Pri bežnom dokumente možno stačí kontrola zmien; výnimka v cene alebo rozsahu môže vyžadovať vedúceho.
Odoslanie na podpis je samostatná operácia
Určte podpisujúcich, ich poradie a spôsob overenia podľa schváleného postupu firmy. Technické napojenie na podpisovú službu samo neurčuje, aký podpis je vhodný pre daný dokument. Túto požiadavku musí tím dostať pred vývojom.
Po odoslaní zachyťte identifikátor dokumentu v podpisovej službe a stav operácie. Ak používateľ klikne znovu, systém má vedieť, či pokračuje v existujúcom procese alebo vytvára novú žiadosť. Nechcené duplicitné výzvy mätú klienta aj administratívu.
Upozornenie klientovi má vysvetliť, čo podpisuje a čo nasleduje. Pripomienky nastavte podľa konkrétneho procesu. Každodenné opakovanie nemusí byť primerané dokumentu, ktorý si klient potrebuje interne prejsť.
Stav podpisu musí niekto spracovať
Rozlišujte aspoň pripravený dokument, odoslanú výzvu a dokončený proces. Podľa služby a pracovného postupu môžu pribudnúť odmietnutie, zrušenie alebo uplynutie platnosti výzvy.
Určte, ktorý stav spustí ďalší krok. Pri odmietnutí potrebuje tím poznať dôvod a rozhodnúť o oprave. Pri dokončení môže nasledovať uloženie súboru a informovanie zodpovedného človeka.
Nespoliehajte sa iba na to, že niekto dostane e-mail. Integrácia musí vedieť zistiť aktuálny stav a zachytiť aj neúspešné spracovanie oznámenia. Spôsob opakovania a kontroly dohodnite s dodávateľom podľa možností použitej služby.
Archivácia znamená aj dohľadateľnosť
Dokončený dokument uložte k správnemu záznamu spolu s informáciami potrebnými na overenie jeho priebehu. Zachovajte podpísaný súbor a dostupný záznam podpisovania v rozsahu schválenom pre váš proces.
Určte, kto dokument smie čítať, sťahovať alebo spravovať. Obchodník, personalista a externý partner môžu mať rozdielne oprávnenia. Dokumenty sa nemajú sprístupniť všetkým iba preto, že vznikli automaticky.
Dohodnite pravidlá uchovávania, exportu a vymazania. Dĺžku uchovávania musí potvrdiť osoba zodpovedná za daný typ dokumentov. Technická implementácia má vedieť tieto pravidlá vykonať a zaznamenať.
Výnimky, ktoré sa oplatí vyskúšať pred spustením
- Chýba povinný údaj a používateľ sa pokúsi dokument odoslať.
- Po vytvorení PDF sa zmení cena alebo kontaktná osoba v zdrojovom systéme.
- Prevodník súboru neodpovedá a operácia sa má zopakovať.
- Klient dostane výzvu, ale dokument odmietne.
- Oznámenie o podpise príde dvakrát alebo sa jeho spracovanie preruší.
- Zamestnanec zmení pobočku a už nemá mať prístup k pôvodným dokumentom.
- Tím potrebuje exportovať dokončené dokumenty aj s väzbami na prípady.
Ku každej situácii napíšte očakávaný výsledok. Tak vznikne použiteľné zadanie na testovanie. Samotná veta „automatizácia dokumentov“ tieto rozhodnutia neobsahuje.
Čo môže pripraviť AI
AI môže navrhnúť vyplnenie polí z neusporiadaného podkladu alebo upozorniť na nezrovnalosť. Údaje, ktoré rozhodujú o záväzku, však potrebujú kontrolu podľa pravidiel firmy. Modelom navrhnutá hodnota sa nemá potichu stať schválenou cenou či termínom.
Začnite preto stabilným postupom zo schválených údajov a šablón. Až keď funguje, pridajte pomoc pri čítaní podkladov. Budete vedieť odlíšiť chybu vstupu od chyby dokumentového procesu.
Ako začať s jedným typom dokumentu
Vyberte dokument, ktorý vzniká pravidelne a má zrozumiteľné pravidlá. Pripravte schválenú šablónu, anonymizované príklady a zoznam súčasných krokov. Určte, kto overí text, údaje a výsledný podpisový postup.
Pred pilotom si zmerajte čas prípravy a počet dokumentov vracaných na opravu. Po spustení porovnajte rovnaký typ práce. Počet automaticky vytvorených PDF ešte neukazuje, či celý proces skončil rýchlejšie.
Prejdime spolu vašu dokumentovú agendu. Navrhneme prvý rozsah automatizácie dokumentov a oddelíme technické kroky od pravidiel, ktoré musí potvrdiť vaša firma.
